Logo Outlook Web App (mini)Calendrier Outlook

Le calendrier est l’outil d’agenda et de planification de Microsoft Outlook. Il est totalement intégré aux fonctionnalités de messagerie, contacts et autres. Grâce au calendrier, vous pouvez réaliser les tâches suivantes :

  • Créer des rendez-vous et des événements
  • Organiser des réunions
  • Afficher des agendas de groupe
  • Afficher des calendriers côte à côte
  • Afficher des calendriers superposés
  • Gérer le calendrier d’un autre utilisateur

Les événements
Un événement est un élément du calendrier dont la durée est d’au moins vingt-quatre (24) heures, par exemple un séminaire, un colloque ou des vacances. Un événement annuel, comme un anniversaire, a lieu chaque année à la même date, alors qu’un événement ordinaire survient une seule fois et peut durer un ou plusieurs jours. Lors d’un événement, Outlook considère par défaut que vous êtes disponible.

Les rendez-vous
Un rendez-vous est une activité pour laquelle vous bloquez du temps dans votre calendrier. Il n’implique ni l’invitation de personnes, ni la réservation de ressources. Lors d’un rendez-vous, Outlook considère par défaut que vous êtes occupé.

Les réunions
Une réunion est un rendez-vous pour lequel vous invitez d’autres personnes et pour lequel vous avez possiblement besoin de ressources (salles, matériel, etc.). Lors d’une réunion, Outlook considère par défaut que vous êtes occupé.

Les statuts

Chaque élément du calendrier possède un statut de disponibilité qui sera visible par vos collaborateurs. Vous devez sélectionner le bon statut afin d’améliorer les processus de planification.

  • Disponible
    Entrée libreLa personne est libre.
  • Provisoire
    Entrée provisoireLa personne a un rendez-vous ou une réunion qui n’a pas encore été confirmé.
  • Occupé(e)
    Entrée occupéeLa personne est au travail mais n’est pas disponible.
  • Absent(e) du bureau
    Entrée absenteLa personne n’est pas au bureau et n’est pas disponible.
  • Travaille ailleurs
    Entrée travaille ailleursLa personne est libre, mais n’est pas à son lieu de travail habituel.

NOTE : La synchronisation entre votre calendrier Outlook et Coup d’oeil peut prendre plusieurs minutes.

Logo Coup d'oeilCoup d’oeil est un outil complémentaire qui permet d’obtenir un aperçu rapide de la disponibilité des individus ou des groupes de collaborateurs à l’aide des vues : coup d’oeil quotidien, hebdomadaire, mensuel et trimestriel.

Bouton Coup d'oeilPour consulter Coup d’oeil à partir de Microsoft Outlook, vous pouvez sélectionner le dossier nommé Coup d’oeil apparaissant dans votre boite de messagerie ou encore appuyez sur le bouton Coup d’oeil situé dans l’onglet CégepTR.

Si vous utilisez une plate-forme de messagerie non gérée, au lieu d’obtenir un accès direct, un message contenant le lien Accès à Coup d’oeil vous sera présenté. Suivez ce lien pour accéder à Coup d’oeil à l’aide de votre fureteur.

Les vues

SurvolDans chaque vue, on peut identifier rapidement le statut d’un individu grâce aux indicateurs d’état des entrées (positionner la souris sur une entrée pour plus de détails).

En cliquant sur une entrée, vous pouvez afficher la vue hebdomadaire détaillée pour cette personne. Les entêtes des colonnes sont aussi des boutons qui dirigent vers des vues plus détaillées.Entête survol

Dans une vue, vous pouvez filtrer l’affichage en cliquant sur une icône de statut (provisoire, occupé(e), absent(e), travaille ailleurs) ou sur une catégorie ce qui limitera les entrées affichées au statut ou à la catégorie correspondante.

ProvisoireProvisoire Occupé(e)Occupé(e) Absent(e)Absent(e) Travaille ailleursTravaille ailleurs

Vous pouvez aussi utiliser les boutons de navigation pour repérer rapidement un temps de rencontre :

  • CalendrierDate…
    Pour sélectionner une date particulière.
  • PrécédentPrécédent
    Pour reculer d’un bloc jour/semaine/mois selon la vue.
  • Aujourd'huiAujourd’hui
    Pour afficher le bloc jour/semaine/mois contenant la date du jour selon la vue.
  • SuivantSuivant
    Pour avancer d’un bloc jour/semaine/mois selon la vue.

Pour revenir à la Page d’accueil, cliquez sur l’icône représentant une maison Page d'accueil.

Groupes personnels

Coup d’oeil permet aux utilisateurs de créer et gérer leurs propres groupes, afin de refléter les membres d’un comité, d’une direction, d’un projet ou d’une équipe de travail.
Créer groupe

Chaque utilisateur peut définir jusqu’à neuf (9) groupes personnels, ces groupes s’ajoutent aux groupes prédéfinis.

Ces groupes peuvent être sélectionnés dans les différentes vues à l’aide de la liste déroulante Groupe Groupe ou directement dans le Menu groupes de la Page d’accueil.

Menu groupes

Les groupes personnels et les groupes prédéfinis peuvent être sélectionnés directement dans le menu de groupe. Cliquez sur le bouton Bouton Menu groupes correspondant à la vue du groupe que vous voulez consulter.
Menu groupes